Die Pandemie tötete das traditionelle Büro! Das Beispiel von Bolt zeigt, welche Art von Revolution die Arbeitsumgebung durchgemacht hat

„Herkömmliche Büroräume, in denen es ein oder zwei Besprechungsräume auf ein paar hundert Quadratmeter gibt, werden für uns definitiv nicht mehr funktionieren“, gibt Juho Laurits, globaler Büromanager von Bolt zu. Er musste während der Pandemie große Umstrukturierungen vornehmen, welche die Arbeitskultur bei Bolt nachhaltig verändert haben.

Für ein sehr schnell wachsendes Unternehmen ist die Funktionalität des Büros sehr wichtig. Immer weniger Zeit wird hinter dem Schreibtisch verbracht. Stattdessen hat die Zahl der Meetings deutlich zugenommen, was wiederum die Existenz moderner und kooperativer Bereiche voraussetzt.

„Wenn das Büro nicht den aktuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter/innen des Unternehmens entspricht, wird es ihre Aktivitäten und damit das Erreichen der Unternehmensziele behindern“, betont Laurits. Seiner Meinung nach wird das Büro immer mehr zum Ort der sozialen Begegnungen und der Zusammenarbeit.

Die Mitarbeiter entscheiden selbst, wo sie arbeiten möchten

Selbstverständlich hat die Pandemie, zu deren Beginn alle Mitarbeiter/innen ins Homeoffice zogen, Spuren in der Arbeitsorganisation von Bolt hinterlassen. Es wurde auch Geld bereitgestellt, um die heimischen Büros der Mitarbeiter/innen möglichst ergonomisch und arbeitsfreundlich zu gestalten. „Wir haben nie jemanden gezwungen, in einem Büro zu arbeiten“, sagt Laurits. Der Ausbruch der Pandemie habe jedoch gezeigt, dass Menschen zu Hause genauso produktiv arbeiten können.

Zugleich habe sich laut Laurits in den letzten fünf Monaten ein ganz klarer Trend gezeigt, dass das Arbeiten im Büro stark zugenommen habe. „Im Großen und Ganzen sieht man jedoch, dass die Mitarbeiter/innen am Anfang der Pandemie zwar auf sinnvoller Weise zu Hause geblieben sind, aber heute immer häufiger zurück ins Büro möchten, und dabei ist es egal, von welchem Land wir sprechen“, sagt Laurits.

Ihm zufolge kann das Arbeiten im Homeoffice für einige Teams von Vorteil sein, aber für die meisten sei es eine behindernde Umgebung. Ideenaustausch und das soziale Miteinander mit Kolleg/innen seien die Stichworte.Bolt hat Niederlassungen in mehr als zehn Ländern. Wenn man sich ansieht, wie sich Mitarbeiter/innen in verschiedenen Ländern zwischen dem Homeoffice und dem regulären Büro entscheiden, hängt es nicht hauptsächlich vom Wunsch der Menschen ab, sondern von den staatlichen Einschränkungen in jedem Land. Beispielsweise ist es derzeit in Lettland nicht möglich, im Büro zu arbeiten.

Ein fester Arbeitsplatz mit eigenem Tisch ist Geschichte

Aber was hat die Pandemie bei uns und anderswo verändert? Gab es früher für alle Mitarbeiter/innen einen festen Arbeitsplatz, so ist diese Lösung heute auf den Kopf gestellt und die Hybridbüros sind im Trend.

In einer Umfrage nach der ersten Corona-Welle gaben 80 Prozent der Bolt-Mitarbeiter/innen an, mindestens die Hälfte der Zeit lieber im Homeoffice zu arbeiten. So beschloss Bolt, die Organisation seines Büros zu ändern, und etwa 20 Prozent der Mitarbeiter/innen behielten ihren festen Arbeitsplatz.

Stattdessen wurde für jedes Team ein eigener Bereich namens Hot Desking geschaffen – die Mitarbeiter/innen wählen einen Platz im Bürobereich ihres Teams, an dem sie gerne arbeiten, aber es muss nicht unbedingt jeden Tag derselbe sein.

„Die Verwendung desselben Systems im gesamten Büro als ein Ganzes könnte zu verwirrend sein“, meint Laurits. Seines Erachtens sei es wichtig, dass die Teammitglieder nahe beieinandersitzen können. So können auch Situationen vermieden werden, in denen man in einem großen Büro möglicherweise nicht einmal bemerken, dass die eigenen Teammitglieder überhaupt da sind. „Deshalb haben wir es uns einfach gemacht und die Bereiche jedes Teams markiert“, fügt er hinzu. So haben die Mitarbeiter/innen immer einen für sie bekannten Bereich und die Route, der sie im Büro folgen.

So eine Neugestaltung des Büros schafft mehr Platz für Meetingräume unterschiedlicher Größe, sowie für kleinere Räume, die für Telefonate gedacht sind und für die tägliche Arbeit bei Bolt sehr wichtig sind. Darüber hinaus trägt sie auch zu einer kostengünstigeren Erweiterung bei. Bolt ist ein sehr schnell wachsendes Unternehmen, und die neue Arbeitsumgebung ermöglicht es ihm, weiter zu wachsen, ohne die Büroflächen gleichermaßen erweitern zu müssen.

In der Stille arbeitende Entwickler/innen und Kundenmanager/innen mit einem Kommunikationsbedürfnis

Dies bedeutet nicht, dass das Unternehmen die Möglichkeit abschaffen würde, in einer ruhigen Umgebung zu arbeiten. Es hängt alles von den Anforderungen des Jobs ab, die Bolt bei der Gestaltung seiner Büroräume berücksichtigt hat.

Beispielsweise haben Softwareentwickler/innen und die Mitarbeiter/innen, die sich mit Geschäftskund/innen beschäftigen, völlig unterschiedliche Anforderungen. Entwickler sitzen sehr konzentriert am Computer, schreiben ihre Code-Snippets oder lösen ein komplexes Problem, weswegen es für sie extrem wichtig ist, Stühle und Tische mit sehr guter Ergonomie zu haben.

Im Gegensatz ist es für die Mitarbeiter/innen im Geschäftskundenbereich sehr wichtig, täglich zusammensitzen und mit unterschiedlichen Kund/innen telefonieren zu können. „Ihr Raum muss sehr echodicht sein“, bemerkt Laurits. Die Gestaltung der Arbeitsplätze hängt stark von der Dynamik des Teams und der Art der Arbeit ab, für deren Identifizierung man mit Hilfe von OCCO sehr viel getan hat.

Neben sehr guten Arbeitsbedingungen wurde viel für das Wohlbefinden der Mitarbeiter/innen getan, da die Eigenschaften des Arbeitsumfelds auch einen großen Einfluss auf die psychische Gesundheit eines Menschen haben. „Beispielsweise haben wir überall in den Büros viele lebende Pflanzen, wodurch sich die Mitarbeiter/innen im Büro sicherlich unterbewusst wohler fühlen“, ergänzt Laurits.

Die Profis von OCCO berieten Bolt

Um für seine Büros weltweit die besten Konzepte zu entwickeln, hat Bolt mit dem Innenarchitekturdienstleister OCCO intensiv zusammengearbeitet. „Das Team von OCCO hat eine sehr professionelle Einstellung gezeigt und orientiert sich bei seiner Arbeit an den Wünschen des Kunden“, spart sich Juho Laurits die lobenden Worte nicht.

„OCCO ist kein Unternehmen, das nur gute Nachrichten bringt, sondern es wagt zu sagen, wenn etwas schiefläuft, und wie man handeln sollte, um die gewünschten Lösungen so schnell und gut wie möglich umsetzen zu können“, fügt er hinzu. Für dieses Unternehmen spricht auch ihre Proaktivität: Die Partner werden auch über diejenigen Themen auf dem Laufenden gehalten, die noch nicht direkt angesprochen wurden.

Zum Beispiel wird man informiert, wenn bestimmte Büromöbel, die bisher bei der Inneneinrichtung verwendet wurden, bald aus der Produktion fallen sollen. „Wenn ich mit ihnen über ein neues Projekt sprechen möchte, liegen mir die von ihnen gesendeten Informationen bereits vor, was unsere Zusammenarbeit erheblich erleichtert“, ergänzt Laurits.